Dalam persiapan pernikahan, calon pengantin pasti menginginkan sebuah persiapan yang matang, sehingga proses pernikahan berjalan dengan sempurna. Salah satu cara yang dilakukan supaya pernikahan berjalan sempurna adalah dengan menyewa jasa Wedding Organizer (WO). Tetapi saat mencari jasa WO, tidak jarang calon pengantin juga menemukan jasa Wedding Planner.
Apa perbedaan antara Wedding Organizer dan Wedding Planner?
Wedding Organizer (WO) adalah pihak yang akan membantu calon pengantin dalam mengatur jalannya acara pernikahan agar semua berjalan dengan lancar. Jika calon pengantin hanya menggunakan jasa WO untuk keperluan pada hari pernikahan, mereka dapat bekerja kurang lebih satu bulan sebelumnya, tim WO akan meminta daftar kontak setiap vendor dan membantu koordinasi, sehingga acara pada hari pernikahan dapat berjalan lancar.
Berikut adalah Tugas dan Tanggungjawab Wedding Organizer :
1. Berkoordinasi dengan Semua Vendor
Saat bertemu dengan WO, calon pengantin perlu memberikan semua vendor yang calon pengantin pesan mulai dari catering, dekorasi, dokumentasi hingga entertainment. Salah satu tugas dari WO adalah memastikan semua vendor bisa menjalankan tugasnya dengan baik dan benar. Misalnya, WO perlu mengetahui tata layout yang dibuat oleh pihak catering. Hal ini perlu menyesuaikan dengan tim dekorasi agar tidak ada perbedaan atau bentrok saat mengatur layout.
Selain itu, tim WO juga perlu berkoordinasi dengan tim venue supaya memastikan layout yang dibuat sudah selesai. Selain itu, WO juga perlu menyusun rundown yang penting untuk diperhatikan semua vendor. Untuk masa persiapan misalnya, tim WO wajib mengetahui jam loading barang serta kesiapan lainnya. Begitu pula pada saat hari H. Tim WO wajib menginformasikan rundown kepada semua vendor agar mengetahui jam mereka harus standby.
2. Berkoordinasi dengan Keluarga
Tidak hanya membantu untuk melakukan koordinasi dengan vendor, tim WO juga sebaiknya berkoordinasi dengan pihak keluarga. Biasanya pihak keluarga juga memiliki panitia kecil yang membantu keberlangsungan acara. Misalnya penanggungjawab konsumsi atau orang yang menjadi among tamu. Selain itu WO juga wajib membantu kebutuhan keluarga, misalnya mencatat permintaan khusus atau mencatat list foto bersama.
Tim WO juga wajib menjadi jembatan antara para vendor dengan pihak keluarga. Saat Hari H, tim WO juga perlu memberikan arahan kepada keluarga mengenai hal-hal apa saja yang harus dilakukan. Dengan kata lain, tim WO harus mengingatkan kepada keluarga supaya mengikuti rundown yang sudah dilaksanakan bersama.
3. Membantu Memenuhi Kebutuhan Pengantin Saat Acara Berlangsung
Saat hari H, pastinya calon pengantin harus tetap ditemani oleh tim WO untuk mengurus semua kebutuhan, misalnya menyiapkan makanan atau hal-hal kecil lainnya. Dengan adanya tim WO, calon pengantin tidak perlu khawatir kebingungan saat hari H. Tim WO akan mengarahkan dan juga menyiapkan segala sesuatunya agar calon pengantin bisa menjalankan semua rundown dengan baik. Salah satu keuntungan memakai jasa WO adalah membantu agar acara bisa berjalan sesuai rencana dan tepat waktu.
4. Menjadi Time Keeper
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa tugas dan tanggungjawab WO adalah memastikan semua acara terselenggara dan sesuai dengan rundown. Dengan kata lain, tim WO harus menjadi time keeper supaya waktunya tidak ngaret. Tidak hanya itu saja, tim WO juga harus jadi pengingat bagi semua vendor, misalnya kapan saja para vendor harus bersiap diri. Selain itu, tim WO juga wajib mengecek kesiapan semua vendor sebelum akhirnya memulai acara.
5. Menjalankan Rencana Cadangan
Pastinya tidak semua rencana pernikahan bisa dijalankan dengan sempurna. Ada kalanya calon pengantin akan menghadapi halangan, misalnya saat pernikahan outdoor, calon pengantin mungkin menghadapi hujan deras. Disinilah fungsi tim WO untuk menjalankan plan B. Koordinasi akan dilakukan dengan keluarga dan para vendor. Tentunya calon pengantin jadi tidak perlu terlalu khawatir bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan karena tim WO akan tetap membantu supaya pernikahan berjalan lancar.
Wedding Planner memiliki tugas mencari vendor yang sesuai dengan anggaran, melakukan tawar menawar dengan vendor, serta mengatur jadwal meeting. Wedding Planner juga akan membantu penyaluran anggaran pernikahan agar sesuai rencana dan kemampuan.
Berikut adalah Tugas dan Tanggungjawab Wedding Planner :
1. Merencanakan Konsep Pernikahan
Salah satu alasan mengapa banyak orang memakai jasa wedding planner adalah karena merasa kesulitan dalam membuat sebuah konsep pernikahan. Misalnya ada calon pengantin yang ingin membuat garden party. Terkadang mereka bingung harus mencari tempat yang sesuai dan hal-hal lain yang sesuai dengan konsep pernikahannya. Maka dari itu, wedding planner akan merancang konsep serapi mungkin dan menyesuaikan keinginan calon pengantin. Tentu saja jasa ini cocok bagi pasangan yang tidak punya waktu melakukan perencaaan pernikahan. Jadi calon pengantin tidak perlu lagi repot memikirkan konsep pernikahan.
2. Merencanakan Budget
Salah satu kesalahan yang sering dilakukan para calon pengantin adalah tidak merencanakan budget dengan baik. Perbandingan vendor beserta harganya seharusnya dilakukan untuk menyesuaikan antara budget dengan konsep yang diinginkan. Kini tidak perlu khawatir sebab wedding planner akan merencanakan budget secara keseluruhan. Hal ini dapat membantu calon pengantin dan pasangan agar melangsungkan pernikahan yang benar-benar sesuai kemampuan.
3. Memilihkan Vendor
Hal ini berhubungan dengan perencanaan budget, wedding planner akan membantu calon pengantin untuk memilihkan vendor pernikahan yang sesuai dengan konsep serta budget. Dengan begitu, waktu calon pengantin akan jauh lebih hemat karena tidak lagi harus memikirkan list vendor. Selain itu, wedding planner juga akan menjabarkan kelebihan beserta kekurangan dari masing-masing vendor. Calon pengantin akan diberikan rekomendasi mengenai vendor yang sesuai dengan keinginan dan budget.
4. Melaksanakan Tugas Wedding Organizer
Selain melakukan berbagai proses persiapan yang panjang, wedding planner juga akan melakukan berbagai tugas WO yang sudah dipaparkan di atas. Wedding planner akan tetap melakukan koordinasi dengan semua vendor. Koordinasi bahkan bisa dibilang lebih mudah mengingat semua vendor umumnya datang dari wedding planner. Biasanya calon pengantin akan mendapatkan harga paket keseluruhan sehingga hal detail seperti hand bouquet sampai janur kuning sudah disiapkan oleh tim wedding planner.
Tentu saja tugas wedding planner yang banyak ini sesuai dengan harga yang calon pengantin bayarkan. Jika ingin bebas repot, tentu calon pengantin tinggal membayar jasa wedding planner beserta paket lengkapnya. Tetapi jika dirasa masih bisa mempersiapkannya sendiri dan hanya butuh bantuan saat hari H saja, calon pengantin bisa menyewa jasa WO.
Apabila kamu mencari Catering yang Amanah dan Profesional jatuhkan pilihanmu kepada "Hello Catering & Wedding Package", karena Hello Catering mempunyai Tim WO On The Day sendiri yaitu "Hello Wedding Organizer" yang akan membantu Acaramu sampai tuntas.
Jangan lupa, balutan Kebaya dan Gaun terpercaya dari "Hello Bridal" yang bisa jadi pilihan kamu. Dan rangkaian Dekorasi cantik nan elegan dari "Hello Dekorasi Bekasi" yang jangan sampai kamu lewatkan yaa..
Tidak ada komentar:
Posting Komentar