Dalam mempersiapkan acara pernikahan, salah satu pertanyaan yang seringkali muncul di benak calon pengantin adalah perlu atau tidak memakai jasa Wedding Organizer (WO). Hal yang perlu digarisbawahi adalah dengan menggunakan jasa WO, calon pengantin tentunya tidak akan repot mempersiapkan semuanya, karena sudah ditangani oleh tim WO.
Dalam satu tim WO, terdiri dari banyak orang dengan bidang keahlian tertentu. Hal tersebut untuk menjamin bahwa proses pernikahan calon pengantin akan berjalan dengan lancar dan sukses. Tidak hanya pada saat persiapan saja, tim WO akan sangat membantu hingga pelaksanaan acara pernikahan calon pengantin.
Berikut adalah Pembagian Tugas Wedding Organizer Mulai dari Persiapan hingga Pelaksanaan Pernikahan :
1. Persiapan
Pembagian tugas pertama biasanya mulai dari proses persiapan. Saat calon pengantin memakai jasa WO, akan ada satu sampai dua orang yang menemani calon pengantin dalam proses persiapan. Persiapan dibagi menjadi dua (berdasarkan jasa yang akan diambil calon pengantin) yaitu sebagai berikut :
a) Wedding Planner
Jika calon pengantin memakai jasa wedding planner berarti secara keseluruhan urusan pernikahan akan ada yang bantu mengurus. Tim WO akan memberikan semua yang calon pengantin butuhkan, misalnya informasi pilihan vendor yang sesuai konsep pernikahan calon pengantin, dan sebagainya. Berikutnya calon pengantin juga akan memiliki asisten pribadi pada saat pergi menemui vendor, tugas WO disini akan mencatat dan merekap hasil pertemuan.
Tidak hanya itu, wedding planner akan memberikan pertimbangan dan rekomendasi, tentunya disesuaikan dengan konsep yang calon pengantin inginkan. Jasa ini sangat cocok bagi calon pengantin yang sibuk dan tidak sempat mengurus pernikahan. Tapi perlu diingat jasa ini memliki biaya khusus karena pelayanannya akan maksimal.
b) Wedding Organizer On The Day
Jika calon pengantin tidak punya budget berlebih, ada baiknya calon pengantin mengambil jasa ini, artinya tim WO hanya akan mengurus saat hari H saja. Tetapi bukan berarti tim WO tidak ada pada saat persiapan, tetap saja ada tugas tim WO saat persiapan ini. Hanya saja untuk pemilihan vendor, semuanya harus calon pengantin urus sendiri.
Setelah sudah menemukan yang tepat, barulah calon pengantin akan dibantu oleh tim WO untuk berkoordinasi. WO akan mengirimkan satu orang untuk mengurus ini, biasanya WO akan membantu koordinasi dengan keluarga atau teman calon pengantin. Pembagian tugas di masa persiapan ini juga meliputi Technical Meeting (TM) yang biasanya dilaksanakan pada H-14 acara. WO sudah mulai bekerja dan memastikan semua vendor mengetahui tugas dan tanggung jawabnya, serta memastikan semuanya sesuai dengan rundown yang diberikan.
2. Pelaksanaan
Sebelum calon pengantin memutuskan untuk memakai jasa WO, ada baiknya calon pengantin memperhatikan pembagian tugas. Misalnya calon pengantin tidak mau repot, jadi semua tugas di hari H diberikan kepada tim WO. Hal ini akan berpengaruh pada jumlah tim yang turun saat hari H, atau calon pengantin ingin menghemat biaya sehingga meminta bantuan keluarga untuk mengurus beberapa titik. Maka dari itu, kenali pembagian tugasnya supaya calon pengantin bisa menyesuaikan dengan budget dan konsep pernikahan. Berikut adalah pembagian tugas WO di hari H acara pernikahan :
a) Penanggungjawab Utama
Bertanggungjawab atas keseluruhan pelaksanaan acara dan harus memastikan semua pihak melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan baik.
b) Teknis Acara
Bertanggungjawab atas detail saat pelaksanaan acara dan bertanggungjawab langsung pada penanggungjawab utama.
Tugas Utama:
Reminder - Mengingatkan setiap pihak agar bersiap-siap sebelum setiap masing-masing bagian dalam acara mulai. Misalnya memastikan penata rias sudah datang sebelum acara dimulai.
Time Keeper - Memastikan acara bisa berjalan dengan tepat waktu, tetapi tetap menyesuaikan dengan kondisi pada saat acara.
c) Pengaturan Tamu
Tugas Utama: Pengaturan tamu masuk, protokol kesehatan tamu (cek suhu, menggunakan hand sanitizer, standby di dekat pintu masuk dan menyambut tamu VIP yang sudah datang hingga duduk ditempat VIP, serta memantau masuknya tamu ke area resepsi.
d) Pendamping Pengantin
Tugas Utama: Sudah standby sejak pagi hari saat pengantin make-up, membantu fotografer saat mengambil gambar di pagi hari, mengurus keperluan pribadi pengantin (makan/minum) dan bisa dititipkan barang pribadi pengantin (HP/dompet).
e) Koordinator Keluarga
Tugas Utama: Membina komunikasi dengan pihak keluarga agar seluruh acara berlangsung baik dan lancar dan memastikan panitia dari pihak keluarga melakukan tugasnya masing-masing dengan baik.
f) Stopper
Tugas Utama: Mengatur jalannya proses salaman dan foto pengantin dengan tamu.
g) Teknis Panggung
Tugas Utama: Menjaga agar area pelaminan tetap aman dan semua tamu tetap terlihat rapi, membantu saat pengantin acara adat, berkeliling/ mingle, wedding cake, wedding toast, lempar handbouquet, games dll dan memastikan semua berjalan lancar.
h) Konsumsi
Tugas Utama: Memastikan konsumsi di hari-H (menu sarapan, buffet dan gubukan) dan proses distribusi makanan bisa terkoordinasi dengan baik. Dalam hal ini mereka akan bekerjasama dengan tim catering.
Tugas Utama: Memastikan kondisi di dalam dan di luar ruangan pernikahan aman terkendali dan harus bekerjasama dengan pihak keamanan dan pengelola gedung.
Apabila kamu mencari Catering yang Amanah dan Profesional jatuhkan pilihanmu kepada "Hello Catering & Wedding Package", karena Hello Catering mempunyai Tim WO On The Day sendiri yaitu "Hello Wedding Organizer" yang akan membantu Acaramu sampai tuntas.
Jangan lupa, balutan Kebaya dan Gaun terpercaya dari "Hello Bridal" yang bisa jadi pilihan kamu. Dan rangkaian Dekorasi cantik nan elegan dari "Hello Dekorasi Bekasi" yang jangan sampai kamu lewatkan yaa..
Tidak ada komentar:
Posting Komentar